Haben Sie wirklich an alles gedacht? Bei Abele wissen wir, dass die Tücke oft im Detail sitzt. Mit der folgenden Checkliste möchten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung in Stuttgart und Umgebung unterstützen. Noch ein Hinweis: Selbstverständlich ist jedes Event einzigartig. Deshalb treffen auch nicht alle hier aufgezählten Punkte auf jede Veranstaltung zu.
Vorbereitungsphase – 9 bis 6 Monate vor dem Termin
Konzept erstellen (Ziele, Thema, Motto, Preise, Konkurrenz, etc.)
Definieren Sie zu Beginn der Planung die Ziele Ihrer Veranstaltung: Geht es um Information, Networking, Unterhaltung oder Kundenbindung? Wählen Sie daraufhin eine passende Veranstaltungsart – z. B.
- Weihnachtsfeier
- Produktpräsentation
- Firmenevent
- Tagung
Auch ein Motto kann helfen, die Veranstaltung einprägsam zu gestalten.
Veranstaltung kalkulieren / örtliche Steuern und Abgaben klären
Erstellen Sie ein realistisches Budget, das alle Kosten berücksichtigt – etwa für Catering, Getränke, Technik, Dekoration, Mobiliar, Location und Dienstleister. Denken Sie auch an mögliche Genehmigungen oder GEMA-Gebühren.
Partner / Sponsoren / Medienpartner finden
Kooperationen mit Sponsoren oder Medienpartnern können Ihr Event zusätzlich aufwerten – durch finanzielle Unterstützung, Reichweite oder Know-how. Überlegen Sie, welche Unternehmen oder Organisationen thematisch zu Ihrer Veranstaltung passen, und erstellen Sie ein überzeugendes Konzept. Klären Sie im Vorfeld, welche Gegenleistungen erwartet werden, z. B. Werbeflächen, Bühnenzeit oder Logo-Platzierungen. Auch hier gilt: Vereinbarungen schriftlich festhalten und Ansprechpartner benennen.
Sicherheit & Genehmigungen
Erstellen Sie ein Sicherheitskonzept, besonders bei großen Events mit vielen Besuchern. Prüfen Sie die örtlichen Vorgaben zur Veranstaltungssicherheit, holen Sie notwendige Genehmigungen ein und stimmen Sie sich ggf. mit Polizei oder Ordnungsamt ab.
Zeitplan & Aufgabenverteilung
Ein detaillierter Zeitplan erleichtert die Vorbereitung, Durchführung und den Abbau. Definieren Sie klare Aufgaben für alle Beteiligten – von der Einladung bis zur Technik. Eine gute Koordination garantiert einen reibungslosen Ablauf.
Location auswählen und fixieren
Wählen Sie frühzeitig den richtigen Veranstaltungsort, abhängig von der Teilnehmerzahl, der Art der Veranstaltung und den Anforderungen. Achten Sie auf die vorhandene Ausstattung und ob zusätzliche Veranstaltungstechnik, Toilettenanlagen, Sitzplätze oder Zelte benötigt werden.
Musiker, Künstler, Referenten & Moderatoren buchen
Je nach Art der Veranstaltung können Künstler, Musiker, Speaker oder Moderatoren das Highlight des Abends sein – oder für den roten Faden sorgen. Recherchieren Sie frühzeitig geeignete Acts und holen Sie Angebote ein. Achten Sie dabei nicht nur auf Preis und Verfügbarkeit, sondern auch auf Referenzen, Technikbedarf und den Ablauf der Performance. Klären Sie alle Details schriftlich in einem Vertrag – inklusive Auftrittszeiten, Gagen, Reisekosten, Technik, Catering und Rücktrittsbedingungen.
Einladungen & Teilnehmermanagement
Versenden Sie rechtzeitig Einladungen und behalten Sie den Überblick über alle Teilnehmer. Tools zur Anmeldung helfen, die Teilnehmerzahl zu erfassen und besser zu planen.
Organisationsphase – 6 bis 4 Monate vor dem Termin
- Termin intern kommunizieren
- Projektteam erstellen und Aufgaben verteilen
- Genauen Ablauf der Veranstaltung bzw. Regieplan festlegen
- Kartenvorverkauf / Gäste-Registrierung einrichten
- Sicherheitskonzept erstellen bzw. in Auftrag geben
- Anmeldung der Veranstaltung bei den zuständigen Behörden
- Beantragung der nötigen Genehmigungen (Fahrgen., Parkgen., Nachtfahrgen., etc.)
- Beantragung einer Sperrstundenverlängerung
- Anmeldung der Veranstaltungen bei AKM (Ö) bzw. GEMA (D), o.Ä.
- Hotelzimmer buchen (für Künstler / Gäste / Mitarbeiter / etc.)
- Dienstleister und Lieferanten fixieren (Mobiliar, Ausstattung, Dekoration, etc.)
- Anbieter für Veranstaltungstechnik anfragen und fixieren
- Catering / Gastropartner fixieren (Verpflegung für Gäste / Künstler / Crew / etc.)
- Bühnenanweisung / Technische Anforderungen der Künstler prüfen und einplanen
- Abschluss der nötigen Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht, Ausfallsversicherung, etc.)
- Werbemittel bestellen (Plakate, Flyer, Banner, etc.)
- Einladung an Gäste / Presse / etc. versenden
- Bewerbung der Veranstaltung / Presseaussendung
- Shuttles und Transporte einplanen
- Strombedarf eruieren und weitergeben / ev. Stromkästen bestellen
- Helfer für Bühne / Auf- und Abbau / Technik / etc.
- Personal für Kasse/ Einlass / Registrierung / Empfang / Hostessen
- Garderobe inkl. Garderobenpersonal
- Sicherheitspersonal / Security / Ordner
- Sanitätsdienst / Feuerwehr / Polizei (bei Bedarf)
- Eventfotograf / ev. Video-Team organisieren
- Überprüfung und Umsetzung Veranstaltungsbescheid
- Eventuelle Vorauszahlungen durchführen
Detailplanung – 4 Monate vor bis zum Tag des Events
- Lieferungen und Abholungen koordinieren
- Parkplatzsituation genau definieren
- Nummerierung für Tische / Stühle / etc.
- Beschilderung (Parkplatz, Eingänge, Location, Backstage, Bühne, Fotoregeln, etc.)
- Namensschilder / Lanyards / Arbeitsunterlagen / Geschenke / Give-Aways
- Finale Anzahl der Gäste eruieren und weiterleiten
- Ggf. Sitzplan erstellen
- Detail-Informationen an Teilnehmer/Gäste senden (Ablauf, Anfahrt, Parken, Hotel, etc.)
- Besprechung mit Location / Catering / etc.
- Vorbereitungen in der Location (Garderoben, Spiegel, Handtücher, etc.)
- Wlan / Internet in Location organisieren
- Ggf. Branding und Werbung der Partner anbringen
- Eigenes Werbematerial für die Location anbringen
- Wechselgeld für Kasse / Gastro / etc.
- Abendkasse- / Kassensystem sowie Tickets / Einlassbänder / etc. vorbereiten
- Planung von Abbau / Reinigung / Entsorgung / etc.
- Telefonlisten mit den wichtigsten Kontakten für alle Beteiligten
- Zugang zur Location abklären / Schlüssel holen
Tag der Veranstaltung
- Test der technischen Anlagen
- Finales Briefing mit den jeweiligen Abteilungen
- Rundgang mit der Behörde (falls vorgeschrieben)
- Betreuung Gäste / Künstler / Partner
- Überwachung des Veranstaltungsablaufs
- Abrechnung mit Künstlern, Lieferanten, etc.
- Fotos vom Event / Fotos vom Branding für Sponsoren und Partner
Nach dem Event
- Abrechnung der Veranstaltung
- Abrechnung an erforderliche Stellen weiterleiten ( GEMA etc.)
- Dankesschreiben
- Befragung der Teilnehmer
- Nachbericht an Presse aussenden
- Posts in den sozialen Netzwerken
- Nachbesprechung im Projektteam
Eine Veranstaltung ist Präzisionsarbeit. Je besser und detaillierter Sie planen, desto entspannter können Sie dem großen Tag entgegensehen und ihn gemeinsam mit den Gästen Ihrer Veranstaltung genießen. Wenn Sie bei der Organisation oder/und Durchführung Unterstützung benötigen, sind wir mit unseren Serviceleistungen gern für Sie da.