Haben Sie wirklich an alles gedacht? Bei Abele wissen wir, dass die Tücke oft im Detail sitzt. Mit der folgenden Checkliste möchten wir Sie bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung in Stuttgart und Umgebung unterstützen. Noch ein Hinweis: Selbstverständlich ist jedes Event einzigartig. Deshalb treffen auch nicht alle hier aufgezählten Punkte auf jede Veranstaltung zu.
Vorbereitungsphase – 9 bis 6 Monate vor dem Termin
- Konzept erstellen (Ziele, Thema, Motto, Preise, Konkurrenz, etc.)
- Veranstaltung kalkulieren / örtliche Steuern und Abgaben klären
- Partner / Sponsoren / Medienpartner finden
- Gesetzliche Vorschriften prüfen
- Termin finden und fixieren
- Location auswählen und fixieren
- Musiker / Künstler / Referenten / Moderatoren buchen und Verträge abschließen
- Infrastruktur abklären und buchen (Möbel, Nebenräume, Sanitäranlagen, Gitter, etc.)
Organisationsphase – 6 bis 4 Monate vor dem Termin
- Termin intern kommunizieren
- Projektteam erstellen und Aufgaben verteilen
- Genauen Ablauf der Veranstaltung bzw. Regieplan festlegen
- Kartenvorverkauf / Gäste-Registrierung einrichten
- Sicherheitskonzept erstellen bzw. in Auftrag geben
- Anmeldung der Veranstaltung bei den zuständigen Behörden
- Beantragung der nötigen Genehmigungen (Fahrgen., Parkgen., Nachtfahrgen., etc.)
- Beantragung einer Sperrstundenverlängerung
- Anmeldung der Veranstaltungen bei AKM (Ö) bzw. GEMA (D), o.Ä.
- Hotelzimmer buchen (für Künstler / Gäste / Mitarbeiter / etc.)
- Dienstleister und Lieferanten fixieren (Mobiliar, Ausstattung, Dekoration, etc.)
- Anbieter für Veranstaltungstechnik anfragen und fixieren
- Catering / Gastropartner fixieren (Verpflegung für Gäste / Künstler / Crew / etc.)
- Bühnenanweisung / Technische Anforderungen der Künstler prüfen und einplanen
- Abschluss der nötigen Versicherungen (Veranstalterhaftpflicht, Ausfallsversicherung, etc.)
- Werbemittel bestellen (Plakate, Flyer, Banner, etc.)
- Einladung an Gäste / Presse / etc. versenden
- Bewerbung der Veranstaltung / Presseaussendung
- Shuttles und Transporte einplanen
- Strombedarf eruieren und weitergeben / ev. Stromkästen bestellen
- Helfer für Bühne / Auf- und Abbau / Technik / etc.
- Personal für Kasse/ Einlass / Registrierung / Empfang / Hostessen
- Garderobe inkl. Garderobenpersonal
- Sicherheitspersonal / Security / Ordner
- Sanitätsdienst / Feuerwehr / Polizei (bei Bedarf)
- Eventfotograf / ev. Video-Team organisieren
- Überprüfung und Umsetzung Veranstaltungsbescheid
- Eventuelle Vorauszahlungen durchführen
Detailplanung – 4 Monate vor bis zum Tag des Events
- Lieferungen und Abholungen koordinieren
- Parkplatzsituation genau definieren
- Nummerierung für Tische / Stühle / etc.
- Beschilderung (Parkplatz, Eingänge, Location, Backstage, Bühne, Fotoregeln, etc.)
- Namensschilder / Lanyards / Arbeitsunterlagen / Geschenke / Give-Aways
- Finale Anzahl der Gäste eruieren und weiterleiten
- Ggf. Sitzplan erstellen
- Detail-Informationen an Teilnehmer/Gäste senden (Ablauf, Anfahrt, Parken, Hotel, etc.)
- Besprechung mit Location / Catering / etc.
- Vorbereitungen in der Location (Garderoben, Spiegel, Handtücher, etc.)
- Wlan / Internet in Location organisieren
- Ggf. Branding und Werbung der Partner anbringen
- Eigenes Werbematerial für die Location anbringen
- Wechselgeld für Kasse / Gastro / etc.
- Abendkasse- / Kassensystem sowie Tickets / Einlassbänder / etc. vorbereiten
- Planung von Abbau / Reinigung / Entsorgung / etc.
- Telefonlisten mit den wichtigsten Kontakten für alle Beteiligten
- Zugang zur Location abklären / Schlüssel holen
Tag der Veranstaltung
- Test der technischen Anlagen
- Finales Briefing mit den jeweiligen Abteilungen
- Rundgang mit der Behörde (falls vorgeschrieben)
- Betreuung Gäste / Künstler / Partner
- Überwachung des Veranstaltungsablaufs
- Abrechnung mit Künstlern, Lieferanten, etc.
- Fotos vom Event / Fotos vom Branding für Sponsoren und Partner
Nach dem Event
- Abrechnung der Veranstaltung
- Abrechnung an erforderliche Stellen weiterleiten ( GEMA etc.)
- Dankesschreiben
- Befragung der Teilnehmer
- Nachbericht an Presse aussenden
- Posts in den sozialen Netzwerken
- Nachbesprechung im Projektteam
Eine Veranstaltung ist Präzisionsarbeit. Je besser und detaillierter Sie planen, desto entspannter können Sie dem großen Tag entgegensehen und ihn gemeinsam mit den Gästen Ihrer Veranstaltung genießen. Wenn Sie bei der Organisation oder/und Durchführung Unterstützung benötigen, sind wir mit unseren Serviceleistungen gern für Sie da.